Notas fiscais: o que são, tipos, importância e o que pode acontecer a uma empresa que não emite?

Autores: Francisco Miranda e Renatha Accioly

Orientadora: Professora Manaíra Abrantes

Introdução

Inicialmente, ao mencionar o termo “nota fiscal”, nos é remetida a ideia de um documento associado a operações de vendas, sejam de produtos ou serviços. Mas por que ela é tão importante?

Uma Nota Fiscal (NF) é um documento oficial e obrigatório, conforme encontra-se no art. 47 da Lei nº 4.502/64 e art. 1º da Lei nº 8.846/94, utilizado para registrar as operações com bens e serviços de sua empresa, e é por meio dela que o Fisco, como órgão responsável por fiscalizar as pessoas físicas e jurídicas no Brasil, verifica se a legislação tributária está sendo cumprida. 

Quem deve emitir NF?

Todas as empresas devem emitir NF, os Microempreendedores Individuais - MEIs são um caso específico, esses por sua vez não estão obrigados a emitir caso o serviço ou produto seja prestado ou vendido a pessoa física, a menos que este solicite. Se for destinado a empresa e esta não emitir uma NF de entrada o MEI também deve emitir a nota do seu produto ou serviço.

Comumente observa-se empresas que desenvolvem suas atividades sem emitir NF, prática também conhecida como evasão fiscal, e visa a diminuição dos gastos com o recolhimento e regularização, bem como acompanhamento de um profissional, consequentemente potencializando os lucros. Neste contexto, percebe-se a relevância do papel do contador para tais orientações e auxílio.

No ato da emissão da NF devem ser informados sem erros ou omissões, os dados referentes à transação, seja ela de venda ou prestação de serviços, constituindo uma prova de que a empresa obedece às leis que regem a matéria tributária, e consequentemente, esse documento torna-se uma proteção para os clientes, uma vez que este documento deve informar os dados das duas partes da negociação. Mas se a empresa não emite NF, o que pode acontecer? A não emissão de documentos fiscais configura o que se conhece por sonegação fiscal, que é crime.

Tipos de notas fiscais

É fato conhecido nosso que existe mais de um tipo de nota fiscal e que essas possuem particularidades, e o que comumente portamos em mãos não são necessariamente notas fiscais, e sim um Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica – DANFE, que não possui valor fiscal, mas trata-se de uma síntese da NF-e, vejamos essa e mais algumas particularidades:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): é a mais comum, registra operações de venda de produtos físicos que geram arrecadação de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços - ICMS e Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI. Esse tipo de documento é mais comum entre pessoas jurídicas, quando a transação ocorre com o consumidor pessoa física o produto é acompanhado de um DANFE, como mencionado acima.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): nos serviços de transportes que são compreendidos no ICMS é emitido esse documento fiscal, assim como os demais que registram fatos gerados do ICMS, imposto estadual, são eletrônicos e passam por uma previa autorização da Secretaria de Estado da Fazenda. São gerados arquivos digitais oriundos da emissão desses documentos no formato XML que podem ser utilizados para validar o documento ou até mesmo para alimentar sistemas de gestão ou informar uma certa pessoa cadastrada sempre que ela estiver envolvida em uma operação em que foi gerado documento fiscal.

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): “A NFC-e é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar as operações comerciais de venda presencial ou venda para entrega em domicílio a consumidor final (pessoa física ou jurídica) em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.

A NFC-e substitui a nota fiscal de venda ao consumidor, modelo 2, e o cupom fiscal emitido por ECF (Emissor de Cupom Fiscal). Portanto é utilizada na venda a consumidor final.” (RECEITA FEDERAL, SPED).

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): esse tipo de documento geralmente é emitido por pequenas empresas ou profissionais liberais que possuem inscrição municipal para prestar os serviços e emitir os documentos referentes a estes. 

Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): esse tipo de nota fiscal é emitido de forma facultativa, quando o emissor não está obrigado a emitir NF-e por não ser contribuinte do ICMS, por exemplo.

Agora você conhece os principais tipos de notas fiscais e além desses principais tipos são mais comumente encontrados no cotidiano há outros, e dentre as finalidades já apresentadas e os benefícios para quem emite e para quem recebe, as notas fiscais também podem ser utilizadas para fins gerenciais, como o controle de estoque.

Uso de notas fiscais para fins de controle de estoque

Os sistemas de Gestão Empresarial Integrada, ou de Planejamento de Recursos Empresariais, os famosos ERPs - Enterprise Resource Planning, atualmente fazem a integração de vários setores de uma empresa, a critério do seu diretor, de modo que é possível controlar os estoques a partir daquele arquivo XML que falamos anteriormente, onde as notas de compras geram entradas no estoque e as de vendas geram saídas imediatas, sendo possível acompanhar em tempo real o estoque, e quando da sua conferência, ou inventário, é possível verificar se não há perdas por eventos inesperados, como furtos, problemas de distribuição ou perdas, por exemplo, para tanto, faz-se necessário tão somente que todas as operações que envolvam a circulação de mercadorias, como a própria baixa por perda, sejam devidamente registradas.

Conclusão

Portanto, é imprescindível que os empresários e empreendedores conheçam suas obrigações visando mitigar eventuais constrangimentos, pois, conhecendo ou não a necessidade e importância, é possível incorrer em restrições ao ser acusado de sonegação fiscal, crime que prevê prisão do responsável pela empresa, multa que varia de 10% a 100% sobre o valor de cada NF autuada (e que podem ser cumulativas), além de ter a imagem da empresa prejudicada. É importante destacar que a fiscalização pode ser feita em até 5 anos (art. 173 do Código Tributário Nacional - CTN) e por isso devem ser armazenados todos os arquivos caso o Fisco solicite.

REFERÊNCIAS

BASTOS, Renata. O que acontece se eu não emitir notas fiscais? Meu Contador Online.  Disponível em: https://www.meucontadoronline.com.br/blog/o-que-acontece-se-eu-nao-emitir-notas-fiscais/. Acesso em: 7 nov. 2021.

BRASIL. Lei nº 4.502 de 30 de novembro de 1964. Dispõe Sobre o Imposto de Consumo e reorganiza a Diretoria de Rendas Internas. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l4502.htm. Acesso em: 23 nov. 2021.

BRASIL. Lei nº 8.846 de 21 de janeiro de 1994. Dispõe sobre a emissão de documentos fiscais e o arbitramento da receita mínima para efeitos tributários, e dá outras providências. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8846.htm. Acesso em: 23 nov. 2021.

CONTABILIZEI.BLOG. Quais são os principais tipos de notas fiscais? Lista Completa. Disponível em: https://www.contabilizei.com.br/contabilidade-online/tipos-de-notas-fiscais/. Acesso em: 23 nov. 2021.

GULARTE, Charles. Não emitir nota Fiscal é crime? O que acontece? Entenda. Contabilizei. Disponível em: https://www.contabilizei.com.br/contabilidade-online/nao-emitir-nota-fiscal/. Acesso em: 7 nov. 2021.

RECEITA FEDERAL DO BRASIL. Sistema Público de Escrituração Digital – SPED. NFC-e. Disponível em: http://sped.rfb.gov.br/pagina/show/1519. Acesso em: 23 nov. 2021.

VERSIANI, Rafael. O que acontece se você não emitir nota fiscal? Enotas. Disponível em: https://enotas.com.br/blog/nao-emitir-nota-fiscal/. Acesso em: 7 nov. 2021.